Politique de protection de la vie privée

Énoncé de politique

La Société ontarienne de vente du cannabis, qui exerce ses activités sous le nom de Société ontarienne du cannabis (« OCS ») s’engage à protéger la vie privée de ses clients, conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP).

La Société ontarienne du cannabis est responsable de la protection des renseignements personnels qui sont sous sa garde ou son contrôle. La présente politique décrit les pratiques et principes clés suivis par l’OCS relativement à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, à la conservation et à l’élimination des renseignements personnels.

Qu’entend-on par renseignements personnels?

Les renseignements personnels comprennent tous les renseignements concernant une personne identifiable à titre personnel. Ils révèlent un élément de nature personnelle au sujet d’une personne et pourraient raisonnablement permettre d’identifier la personne si ces renseignements étaient divulgués (soit de manière isolée ou combinés avec d’autres renseignements). Au nombre des renseignements personnels d’une personne figurent le nom, l’adresse, la date de naissance, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, les détails de la transaction, les opinions personnelles ou les identifiants utilisés dans les médias sociaux.

Autorisation légale de recueillir des renseignements personnels

Le gouvernement de l’Ontario a accordé à l’OCS le statut de seul détaillant en ligne de la province pour la vente de cannabis récréatif selon la Loi de 2017 sur la Société ontarienne de vente du cannabis, L.O. 2017.

Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi?

L’OCS recueille généralement des renseignements personnels des clients en ligne et peut aussi recueillir des renseignements au téléphone ou par courrier.

L’OCS vous informera des raisons précises, autres que celles exigées ou permises par la loi, pour lesquelles elle recueille et utilise vos renseignements personnels, dans un avis de collecte de renseignements.

Généralement, nous recueillons et utilisons des renseignements personnels :

• pour traiter, vérifier et livrer vos commandes;
• pour communiquer avec vous au sujet des services que vous avez demandés;
• pour recevoir vos demandes et y répondre;
• pour respecter les exigences légales et réglementaires;
• pour surveiller et analyser les tendances;
• pour produire des données regroupées dépersonnalisées qui vous éviteront d’être identifié ou contacté personnellement.

Les situations les plus courantes dans lesquelles nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels sont présentées ci-après.

Visite du site Web de l’OCS

Pour tout accès au site Web de l’OCS, nous vous demandons d’entrer votre date de naissance afin de confirmer que vous êtes âgé d’au moins 19 ans et en droit d’accéder au contenu du site. Votre date de naissance n’est utilisée à aucune autre fin, ni conservée par l’OCS une fois que vous avez terminé votre session en ligne.

Achat et livraison des produits

Quand vous commandez des produits sur le site Web de l’OCS, nous vous demandons votre nom, votre adresse, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et vos informations de carte de crédit. Ces renseignements sont utilisés pour traiter les transactions, vérifier votre identité, livrer et retourner les produits, émettre les remboursements et vous protéger contre les erreurs ou la fraude.

Lors de la livraison, il est possible qu’on vous demande de présenter une pièce d’identité valide avec photo pour prouver que vous avez l’âge légal. En cas d’enlèvement dans un dépôt de livraison, il est possible qu’on vous demande aussi de permettre de vérifier que vous avez l’autorisation d’enlever le colis. En cas de demande, votre pièce d’identité est vérifiée, mais n’est pas enregistrée. Dans tous les cas, le nom et la signature de la personne acceptant le colis seront enregistrés comme preuve que la livraison a été réceptionnée.

Plaintes et retours de produits

Tous les retours sont soumis à la politique de retours de l’OCS. Si vous nous contactez pour un remboursement ou pour déposer une plainte concernant  un produit que vous avez acheté à l’OCS, les renseignements personnels de votre commande originale seront utilisés.

L’OCS aura besoin de recueillir des détails sur la raison de votre retour, à des fins d’assurance qualité des produits et de service à la clientèle et pour se protéger contre la fraude. Certains problèmes de qualité des produits sont soumis à la réglementation de Santé Canada sur le cannabis ou les produits de consommation. Celle-ci exige que nous signalions les détails des plaintes aux fournisseurs et/ou à Santé Canada. Dans ces cas, l’OCS ne communique pas vos renseignements personnels à Santé Canada, à moins que Santé Canada nous les demande expressément dans le but de procéder à un suivi directement avec vous. L’OCS ne communiquera pas vos renseignements personnels à un fournisseur, à moins que vous nous donniez votre consentement exprès en ce sens. Votre consentement, s’il est donné, permettra au fournisseur de vous contacter s’il a besoin de plus de renseignements pour examiner le problème. Vous pouvez aussi choisir de contacter vous-même le fournisseur.

Demandes de renseignements du public et service à la clientèle

Quand vous contactez l’OCS avec un commentaire, une question ou une plainte, il est possible que nous ayons besoin d’enregistrer l’information afin de vous répondre correctement, y compris les détails de votre demande, votre nom et comment vous préférez que l’on vous contacte (adresse postale, numéro de téléphone ou adresse de courriel).

Enregistrement des appels

Nous pouvons écouter ou enregistrer votre appel à l’OCS, dans le but d’évaluer le service à la clientèle, à des fins de formation ou pour confirmer la teneur des discussions.

Fournisseurs de services agissant au nom de l’OCS

Les renseignements personnels seront uniquement fournis à nos fournisseurs de services afin qu’ils puissent vous offrir les services que vous avez demandés, comme la livraison des produits que vous nous avez commandés et pour aucune autre raison. Nos fournisseurs de services ne peuvent pas utiliser les renseignements personnels de l’OCS et sont tenus de respecter des normes strictes de protection de la vie privée.

Comment sont assurées la sécurité et la protection de vos renseignements personnels?

Dans certains cas, les renseignements personnels peuvent être stockés à l'extérieur du Canada. Dans des circonstances exceptionnelles, vos renseignements personnels peuvent être mis à la disposition des autorités gouvernementales en vertu d'ordonnances légales et des lois applicables dans les juridictions concernées.

Cependant, sachez qu’aucune transmission sur Internet ne peut être garantie totalement sécuritaire étant donné que la « sécurité absolue » n’existe pas sur Internet. En conséquence, l’OCS ne peut garantir, certifier, ni déclarer la sécurité complète des renseignements personnels que vous fournissez à l’OCS.

Médias sociaux

L’OCS peut utiliser des comptes sur les plateformes des médias sociaux pour offrir des renseignements au public.

Les comptes des médias sociaux de l’OCS sont accessibles au public et vos messages, commentaires, réponses ou mentions de l’OCS peuvent être à la vue du public, en fonction de vos paramètres de protection de la vie privée.

La protection de votre vie privée et la conservation de vos renseignements personnels sur les comptes des médias sociaux sont régies par les politiques en matière de protection de la vie privée des entreprises qui exploitent ces réseaux sociaux.

Certaines plateformes de médias sociaux peuvent vous permettre de contrôler les renseignements que vous mettez à la disposition de l’OCS et de tiers. Les utilisateurs devraient examiner les politiques de protection de la vie privée et les conditions d’utilisation des parties qui opèrent ces plateformes avant de décider de participer.

L’OCS n’a aucun contrôle sur de telles plateformes et n’a en conséquence aucune responsabilité sur la façon dont leurs opérateurs recueillent, utilisent, divulguent, sécurisent ou traitent vos renseignements personnels.

L’OCS peut recueillir et mesurer les renseignements dont nous disposons concernant l’activité des médias sociaux afin de fournir un contenu qui soit pertinent et potentiellement intéressant pour les utilisateurs de ces réseaux sociaux.

Données des journaux du serveur du site Web de l’OCS

Lorsque vous naviguez dans nos pages Web, notre serveur recueille automatiquement un nombre restreint de renseignements de base que nous envoie votre navigateur. Nous ne pouvons vous identifier au moyen de ces renseignements.

Nous recueillons les renseignements de base suivants :

• les adresses de protocole Internet (IP) des ordinateurs et des appareils mobiles utilisés pour communiquer avec nos sites Web;
• les systèmes d’exploitation et les types et versions des navigateurs utilisés pour communiquer avec nos sites Web;
• les fournisseurs d’accès Internet des personnes qui consultent nos sites;
• les dates et les heures auxquelles les visiteurs consultent nos sites;
• les pages visitées;
• les noms et les tailles des fichiers demandés.

Témoins des sites Web de l’OCS

Lorsque vous consultez nos sites Web, un petit fichier de données appelé témoin est envoyé sur votre ordinateur ou appareil mobile pour enregistrer et récupérer des informations concernant votre visite sur nos sites Web. Ces témoins résident dans votre navigateur Web et sont généralement utilisés pour faciliter votre utilisation de nos sites Web, notamment en enregistrant vos préférences et vos activités de navigation précédentes.

Nous pouvons utiliser deux types de témoins, individuellement ou simultanément : temporaire et persistant. Les témoins persistants sont stockés sur le disque dur de votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous consultez certains sites Web, tandis que les témoins temporaires sont supprimés une fois votre session terminée. Les témoins temporaires facilitent l’utilisation de nos sites Web et la navigation, alors que les témoins persistants identifient votre navigateur et l’adresse IP, mais ne recueillent pas de renseignements personnels.

Les utilisateurs peuvent choisir de refuser les témoins de nos sites Web dans chaque navigateur. Certains navigateurs peuvent être réglés pour accepter tous les témoins, refuser tous les témoins ou vous aviser lorsque vous recevez un nouveau témoin. Si vous choisissez de modifier les paramètres de votre navigateur, certaines pages Web pourraient ne pas s’afficher correctement. Veuillez consulter le menu d’aide de votre navigateur pour obtenir des directives.

Utilisation des données des sites Web de l’OCS

Nous utilisons les données des témoins et des journaux de serveur pour effectuer l’analyse des tendances et de la performance, compiler des statistiques et déterminer des moyens d’améliorer nos sites Web.

En outre, nous utilisons des services analytiques Web, notamment Google Analytics, pour nous aider à mieux comprendre comment notre site est utilisé.

Les témoins permettent aux services analytiques de reconnaître votre navigateur ou appareil, et, par exemple, de déterminer si vous avez consulté ou non nos sites Web auparavant, les pages consultées ou affichées précédemment et la manière dont vous nous avez trouvés. Ces renseignements sont anonymes et ne sont utilisés qu’à des fins statistiques. Ces données nous aident à analyser les schémas d’utilisation des services et à offrir une meilleure expérience utilisateur. Les données fournies par les services analytiques Web ne permettent pas d’identifier les personnes, que ce soit par nous ou par le fournisseur de services analytiques.

Pour plus de renseignements sur la façon dont Google Analytics recueille et analyse les données, cliquez ici : https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=fr

Vous pouvez choisir de ne participer à aucune activité d’analyse en réglant les paramètres de votre navigateur pour refuser les témoins de nos sites Web. Veuillez vous reporter à la section « Témoins des sites Web de l’OCS » de la présente politique. De plus, Google propose pour certains navigateurs un module complémentaire gratuit pour désactiver Google Analytics. Cependant, le module complémentaire de navigateur offert par Google Analytics n’empêche pas que l’information nous soit transmise (veuillez consulter la section « Données des journaux du serveur du site Web de l’OCS » de la présente politique). Vous trouverez de plus amples renseignements sur l’installation du module complémentaire de navigateur à l’adresse suivante : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/?hl=fr

Sites Web de tiers et liens

Nos sites Web contiennent des liens vers d’autres sites dont nous ne sommes pas le propriétaire ni l’exploitant. Nous offrons à l’utilisateur des liens vers des sites Web de tiers à des fins de commodité. Nous ne pouvons être tenus responsables du contenu et des pratiques relatives à la vie privée des sites Web dont nous ne sommes pas propriétaires. Nous vous invitons à examiner les politiques de confidentialité et les limitations de responsabilité de chaque site afin d’évaluer par vous-même la justesse, la fiabilité et l’exactitude du matériel et de l’information consultés.

Exactitude et conservation de vos renseignements personnels

L’OCS fera les efforts raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels sont exacts, complets et à jour. Au besoin, veuillez appeler le centre d’appels de l’OCS au 1 888 910-0627 pour mettre à jour vos renseignements personnels.

L’OCS conservera vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire selon les motifs définis ou tel que requis par la loi, ce qui peut se prolonger au-delà de la fin de nos relations avec vous.

Modifications à la politique de protection de la vie privée des clients

La Société ontarienne du cannabis peut, à sa discrétion et en tout temps, mettre à jour la présente politique. Lorsque nous le ferons, nous en afficherons la version révisée bien en vue sur le site Web de l’OCS et la date de la dernière mise à jour figurera dans le bas de la page. Nous recommandons à nos utilisateurs de visiter régulièrement la présente page afin de se tenir informés de tout changement apporté à la façon dont nous traitons et protégeons les renseignements personnels que nous recueillons.

Nous joindre

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la confidentialité de vos renseignements personnels, ou souhaitez déposer une demande de documents ou relative à vos renseignements personnels que nous détenons, ou de correction de ceux-ci, cliquez ici.

Requêtes de données de recherche

La Société ontarienne du cannabis (OCS) autorise les chercheurs, les institutions et les organismes gouvernementaux à recueillir des données globales à des fins de recherche. Pour obtenir plus de renseignements sur le processus de demande de données et pour télécharger le formulaire de demande de données, cliquez ici.

  Dernière révision 17 août, 2023